Politica confidențialitate, prelucrarea datelor cu caracter personal

Ultima actualizare: 05.09.2026

1. Despre această politică

1.1. Prezenta Politică de confidențialitate și informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal explică modul în care MAGNEO SMART S.R.L. colectează, utilizează, transmite, păstrează și protejează datele cu caracter personal ale persoanelor care accesează site-ul magneo-smart.ro, creează un cont, plasează o comandă, solicită informații, formulează o reclamație, solicită returul sau garanția unui produs, publică o recenzie, se abonează la comunicări comerciale ori interacționează cu MAGNEO SMART prin alte canale.

1.2. Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date („GDPR”), cu Legea nr. 190/2018, cu Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice, precum și cu celelalte acte normative aplicabile.

1.3. Prezenta politică are rol de informare. Ea nu reprezintă, prin ea însăși, consimțământ pentru prelucrarea datelor. Atunci când o anumită prelucrare necesită consimțământul persoanei vizate, acesta va fi solicitat separat, într-o formă clară și specifică.

1.4. Prezenta politică se referă la magazinul online magneo-smart.ro. Celelalte magazine operate de MAGNEO SMART (magnesek-smart.hu și magniti-smart.bg) au propriile informări privind prelucrarea datelor, publicate pe site-urile respective.

1.5. Documente conexe: Politica de cookies și Termenii și condițiile de utilizare.

2. Cine este operatorul datelor

2.1. Operatorul datelor cu caracter personal este MAGNEO SMART S.R.L., cu sediul în Șendreni, Str. Rozelor, nr. 11, Jud. Galați, România, cod poștal 807290, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2013001364172, cod de identificare fiscală RO32439471.

2.2. Pentru întrebări privind protecția datelor sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, ne puteți contacta astfel:

• E-mail: contact@magneo-smart.ro
• Telefon: +40 754 771 918 (luni–vineri, 08:00–16:00)
• Adresă poștală: MAGNEO SMART S.R.L., Șendreni, Str. Rozelor, nr. 11, Jud. Galați, România, cod poștal 807290.
• Formular online: formularul de contact disponibil pe site.

2.3. MAGNEO SMART nu se află în niciuna dintre situațiile în care art. 37 GDPR impune desemnarea unui responsabil cu protecția datelor (DPO) și, în consecință, nu a desemnat un DPO. Toate solicitările privind protecția datelor se transmit la adresele indicate la punctul 2.2 și sunt gestionate direct de conducerea societății.

3. Ce date cu caracter personal prelucrăm

3.1. Categoriile de date prelucrate diferă în funcție de modul în care interacționați cu MAGNEO SMART. Putem prelucra, după caz:

• Date de identificare: nume, prenume și, atunci când este necesar pentru facturare sau pentru executarea contractului, alte date de identificare furnizate de dumneavoastră;
• Date de contact: adresă de e-mail, număr de telefon, adresă de livrare și adresă de facturare;
• Date privind societatea sau activitatea profesională: denumirea firmei, CUI, numărul de înregistrare și alte date necesare facturării ori derulării relației comerciale, atunci când comanda este realizată în numele unui profesionist;
• Date privind comenzile și contractele: produsele comandate, cantitatea, prețul, reducerile aplicate, metoda de livrare, statusul comenzii, istoricul comenzilor și informațiile necesare procesării retururilor, reclamațiilor sau garanțiilor;
• Date privind plata: metoda de plată, statusul tranzacției, valoarea tranzacției și identificatori tehnici ai plății. Datele complete ale cardului bancar nu sunt stocate de MAGNEO SMART atunci când plata este efectuată printr-un procesator de plăți autorizat;
• Date aferente contului de client: datele introduse în profil, adresele salvate, istoricul comenzilor și date tehnice necesare autentificării și securizării contului;
• Date rezultate din autentificarea printr-un cont extern: atunci când alegeți să vă autentificați folosind un cont Facebook sau Google, primim de la furnizorul respectiv un identificator de utilizator, adresa de e-mail asociată contului și, după caz, numele și prenumele. Detalii la punctul 16.4;
• Date privind recenziile publicate: numele afișat, titlul recenziei, nota acordată, comentariul și data publicării. Aceste date devin publice pe pagina de produs. Detalii la punctul 16.3;
• Date privind lista de favorite: produsele salvate în lista de favorite asociată contului dumneavoastră;
• Date din comunicări: conținutul mesajelor transmise prin e-mail, formular de contact, telefon, platforme de mesagerie sau alte canale, precum și documentele, fotografiile sau alte materiale pe care ni le transmiteți pentru soluționarea unei solicitări;
• Date privind solicitările tehnice sau comerciale: informații despre produsul căutat, aplicația în care doriți să utilizați produsul, dimensiuni, caracteristici tehnice și alte informații pe care ni le transmiteți pentru a vă putea răspunde;
• Date tehnice și de securitate: adresă IP, identificatori tehnici, tipul dispozitivului și browserului, data și ora accesării, pagini sau funcții accesate, jurnale de securitate și alte informații tehnice generate în timpul utilizării site-ului;
• Date privind preferințele de marketing: opțiunea de abonare sau dezabonare, consimțămintele acordate, opozițiile formulate și, în măsura permisă de setările alese, informații privind interacțiunea cu mesajele comerciale;
• Date colectate prin cookie-uri și tehnologii similare: în funcție de opțiunile exprimate prin instrumentul de administrare a consimțământului, pot fi prelucrate date privind utilizarea site-ului, măsurarea audienței, conversiile și interacțiunea cu publicitatea online;
• Înregistrări ale interacțiunii cu paginile site-ului: atunci când ați acordat consimțământul pentru cookie-uri de statistică, mișcările cursorului, derularea paginii, clicurile și secvența paginilor vizitate pot fi înregistrate și redate sub formă de sesiune reconstituită sau hartă de interacțiune, prin serviciul Microsoft Clarity. Detalii la punctul 9.6;
• Date de contact transmise în formă criptată pentru măsurarea conversiilor publicitare: atunci când plasați o comandă și ați acordat consimțământul pentru cookie-uri de marketing, adresa de e-mail, numărul de telefon și datele de facturare pot fi transmise Google exclusiv în formă criptată ireversibil (hash SHA-256), prin funcția „enhanced conversions”. Detalii la punctul 9.7.

3.2. Nu solicităm în mod obișnuit copii ale actelor de identitate și nu vă recomandăm să transmiteți astfel de documente decât dacă există o situație concretă în care acestea sunt necesare și există un temei legal pentru prelucrare.

4. Din ce surse obținem datele

4.1. Cele mai multe date sunt obținute direct de la dumneavoastră, de exemplu atunci când creați un cont, plasați o comandă, completați un formular, ne contactați, publicați o recenzie, solicitați o ofertă sau vă abonați la comunicări comerciale.

4.2. Putem primi date și prin intermediul unor terți, atunci când acest lucru este necesar pentru executarea unei comenzi sau pentru desfășurarea relației comerciale, de exemplu:

• marketplace-uri sau platforme prin care ați plasat o comandă ori ne-ați transmis o solicitare;
• furnizori de autentificare externă (Facebook, Google), atunci când alegeți să vă conectați prin contul deținut la aceștia;
• procesatori de plăți sau instituții financiare, în ceea ce privește confirmarea și statusul tranzacțiilor;
• firme de curierat și transport, în ceea ce privește statusul livrării, incidentele de transport sau retururile;
• furnizori tehnici implicați în funcționarea și securitatea site-ului;
• surse publice ori autorități, numai atunci când există un temei legal și informația este necesară pentru un scop legitim și determinat.

4.3. Atunci când datele nu sunt obținute direct de la dumneavoastră, le vom utiliza numai în scopurile compatibile cu contextul în care au fost obținute și cu respectarea obligațiilor de informare prevăzute de GDPR.

5. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

5.1. Nu folosim toate datele pentru toate scopurile. Prelucrarea este limitată la datele necesare pentru scopul concret urmărit.

5.2. Atunci când ne bazăm pe interes legitim, analizăm necesitatea și proporționalitatea prelucrării și urmărim ca interesele, drepturile și libertățile persoanei vizate să nu prevaleze asupra interesului urmărit de MAGNEO SMART.

5.3. Atunci când temeiul prelucrării este consimțământul, îl puteți retrage oricând. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor efectuate înainte de retragerea acestuia.

6. Ce se întâmplă dacă nu furnizați anumite date

6.1. Unele informații sunt necesare pentru încheierea și executarea contractului sau pentru îndeplinirea unor obligații legale. De exemplu, fără o adresă de livrare și date de contact suficiente nu putem expedia o comandă, iar fără datele de facturare necesare nu putem emite documentele fiscale corespunzătoare.

6.2. Câmpurile obligatorii sunt, de regulă, marcate corespunzător în formularele site-ului. Datele care nu sunt necesare pentru executarea contractului nu vor fi solicitate ca o condiție pentru plasarea comenzii, cu excepția situațiilor în care există un alt temei legal.

6.3. Furnizarea datelor pentru newsletter, publicitate personalizată, cookie-uri de analiză, publicarea de recenzii sau alte activități bazate pe consimțământ este voluntară, iar refuzul consimțământului nu împiedică plasarea unei comenzi sau utilizarea funcțiilor esențiale ale magazinului.

6.4. Autentificarea prin cont Facebook sau Google este opțională. Puteți crea un cont și plasa comenzi folosind exclusiv adresa de e-mail și o parolă, fără să utilizați un cont extern.

7. Cui putem transmite datele

7.1. MAGNEO SMART nu vinde datele cu caracter personal ale clienților sau vizitatorilor.

7.2. Pentru îndeplinirea scopurilor descrise în această politică, datele pot fi comunicate, în limita necesară, următoarelor categorii de destinatari:

• furnizori de servicii de curierat, transport și logistică;
• procesatori de plăți, bănci și alte instituții implicate în procesarea tranzacțiilor;
• furnizori de hosting, administrare servere, mentenanță IT, securitate și dezvoltare software;
• furnizori de servicii de e-mail, mesagerie și comunicare cu clienții;
• furnizori de servicii de facturare, contabilitate și arhivare;
• marketplace-uri și platforme prin intermediul cărora sunt preluate sau gestionate comenzi;
• furnizori de analiză, măsurare a conversiilor și publicitate online, numai în condițiile permise de lege și de opțiunile exprimate de utilizator. Serviciile utilizate în prezent sunt indicate nominal la punctul 9.5;
• furnizori de autentificare externă (Meta Platforms Ireland Limited și Google Ireland Limited), atunci când alegeți această metodă de conectare;
• consultanți, avocați, auditori sau alți specialiști, atunci când accesul la date este necesar pentru furnizarea serviciilor respective;
• autorități publice, instanțe, organe de control sau alte instituții, atunci când transmiterea este impusă sau permisă de lege.

7.3. Atunci când un furnizor prelucrează date în numele MAGNEO SMART, urmărim utilizarea unor furnizori care oferă garanții adecvate privind protecția datelor și încheiem documentele contractuale necesare potrivit rolului fiecărei părți.

7.4. Unele entități, cum ar fi băncile, procesatorii de plăți, firmele de curierat, marketplace-urile sau anumite platforme online, pot acționa în anumite situații ca operatori independenți pentru propriile activități de prelucrare. În aceste cazuri, prelucrarea realizată de respectivele entități este guvernată și de propriile lor informări privind protecția datelor.

7.5. În cazul audiențelor personalizate descrise la punctul 9.8, MAGNEO SMART și platforma publicitară acționează în calitate de operatori asociați pentru operațiunile comune de prelucrare, în condițiile art. 26 GDPR.

8. Transferuri de date în afara Spațiului Economic European

8.1. O parte dintre furnizorii de servicii utilizați pentru infrastructură IT, analiză, publicitate, comunicare sau alte servicii digitale fac parte din grupuri internaționale și pot implica prelucrarea unor date în afara Spațiului Economic European („SEE”), în special în Statele Unite ale Americii. Este cazul serviciilor furnizate de Google, Meta și Microsoft, descrise la punctul 9.5.

8.2. Atunci când un transfer internațional de date este necesar, acesta va fi realizat în conformitate cu capitolul V din GDPR. În funcție de țara de destinație și de furnizor, transferul se poate baza pe o decizie de adecvare adoptată de Comisia Europeană — inclusiv Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor (EU–US Data Privacy Framework) — sau, dacă o asemenea decizie nu este aplicabilă, pe garanții adecvate, precum clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană, împreună cu măsurile suplimentare necesare, după caz.

8.3. Puteți solicita informații suplimentare despre mecanismul aplicabil unui anumit transfer și despre modalitatea de obținere a unei copii a garanțiilor relevante printr-o solicitare transmisă la contact@magneo-smart.ro.

9. Cookie-uri, analiză și publicitate online

9.1. Site-ul utilizează cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționarea tehnică, securitate, păstrarea sesiunii, coșul de cumpărături, autentificare și alte funcții necesare furnizării serviciului solicitat de utilizator. Aceste cookie-uri sunt strict necesare și nu pot fi dezactivate din instrumentul de administrare a preferințelor.

9.2. Tehnologiile care nu sunt strict necesare — pentru analiză statistică, măsurarea performanței, măsurarea conversiilor, publicitate și remarketing — nu sunt activate la deschiderea site-ului. Ele rămân blocate până în momentul în care exprimați o opțiune prin instrumentul de administrare a consimțământului, iar în lipsa unui acord explicit rămân blocate permanent.

9.3. Vă puteți modifica sau retrage opțiunile în orice moment, prin butonul „Controlează-ți confidențialitatea” disponibil în subsolul fiecărei pagini. Retragerea consimțământului este la fel de simplă ca acordarea lui.

9.4. Informațiile detaliate despre categoriile de cookie-uri, scopurile lor, furnizorii implicați, duratele de funcționare și modul de administrare a preferințelor sunt prezentate în Politica de cookies și în instrumentul de administrare a consimțământului.

9.5. Serviciile care nu sunt strict necesare, utilizate în prezent

Politicile de confidențialitate ale furnizorilor sunt disponibile la: Google, Meta și Microsoft.

9.6. Microsoft Clarity — analiza interacțiunii cu paginile

9.6.1. Dacă acordați consimțământul pentru cookie-urile de statistică, site-ul utilizează serviciul Microsoft Clarity. Spre deosebire de un instrument clasic de măsurare a audienței, Clarity înregistrează și modul concret în care interacționați cu pagina: mișcările cursorului, derularea, clicurile și secvența paginilor vizitate. Aceste informații pot fi redate ulterior sub forma unei sesiuni reconstituite sau agregate în hărți de interacțiune.

9.6.2. Scopul prelucrării este identificarea problemelor de utilizare — de exemplu butoane greu de accesat, formulare abandonate sau conținut care nu se afișează corect — și îmbunătățirea site-ului pe baza acestor constatări.

9.6.3. Serviciul aplică măsuri de mascare a conținutului sensibil introdus în formulare, precum parolele și datele de plată. Cu toate acestea, nu putem exclude complet posibilitatea ca informații introduse în câmpuri libere să fie captate; vă rugăm să nu introduceți în astfel de câmpuri date pe care nu doriți să le prelucrăm.

9.6.4. Serviciul nu este activ dacă nu ați acordat consimțământul pentru categoria „Statistici” și poate fi oprit oricând prin retragerea acestuia.

9.7. Măsurarea avansată a conversiilor („enhanced conversions”)

9.7.1. Dacă ați acordat consimțământul pentru cookie-urile de marketing, la finalizarea unei comenzi adresa dumneavoastră de e-mail, numărul de telefon și datele de facturare pot fi transmise Google în scopul măsurării eficienței campaniilor publicitare.

9.7.2. Aceste date nu sunt transmise în clar. Ele sunt criptate ireversibil în browserul dumneavoastră, prin algoritmul SHA-256, înainte de a părăsi dispozitivul. Google le poate folosi exclusiv pentru a stabili dacă o conversie corespunde unei interacțiuni publicitare anterioare, nu pentru a vă identifica direct.

9.7.3. Prelucrarea are loc numai în situația în care ați acceptat cookie-urile de marketing și încetează imediat ce retrageți acest consimțământ.

9.8. Audiențe personalizate și audiențe similare

9.8.1. Pentru campaniile publicitare, MAGNEO SMART poate constitui audiențe personalizate („Custom Audience”) prin transmiterea către platforma publicitară a unor adrese de e-mail sau numere de telefon, exclusiv în formă criptată ireversibil. Platforma compară valorile criptate cu propria bază de utilizatori pentru a afișa reclame persoanelor deja cunoscute de MAGNEO SMART, respectiv pentru a construi audiențe similare („Lookalike Audience”).

9.8.2. Pentru aceste operațiuni, MAGNEO SMART și platforma publicitară au calitatea de operatori asociați, în sensul art. 26 GDPR. Esența acordului dintre părți privind repartizarea responsabilităților poate fi pusă la dispoziție la cerere.

9.8.3. Temeiul prelucrării este consimțământul. Vă puteți opune în orice moment, fără a fi necesară o motivare, printr-o solicitare transmisă la contact@magneo-smart.ro. Puteți administra preferințele publicitare și direct din setările contului deținut la platforma respectivă.

9.8.4. Valorile criptate transmise sunt eliminate de platformă după realizarea comparării, potrivit propriilor politici ale acesteia.

10. Cât timp păstrăm datele

10.1. Nu păstrăm datele cu caracter personal pentru o perioadă nedeterminată doar pentru că au fost colectate. Perioada de păstrare este stabilită în funcție de scopul prelucrării, obligațiile legale aplicabile, durata relației contractuale, necesitatea soluționării unor solicitări și termenele în care pot fi formulate sau apărate pretenții.

10.2. În principal, aplicăm următoarele criterii:

• Datele contului de client: sunt păstrate cât timp contul este activ. Considerăm un cont inactiv atunci când, timp de 3 ani consecutivi, nu a fost efectuată nicio autentificare și nu a fost plasată nicio comandă. Conturile inactive sunt șterse sau anonimizate, cu excepția datelor care trebuie păstrate pentru obligații legale ori pentru apărarea unui drept. La închiderea contului la cererea dumneavoastră se aplică aceeași regulă;
• Datele privind comenzile și contractele: sunt păstrate pe durata necesară executării contractului și ulterior în măsura necesară respectării obligațiilor legale și protejării drepturilor părților, în limita termenului general de prescripție de 3 ani, cu excepția datelor cuprinse în documentele financiar-contabile;
• Documentele financiar-contabile și documentele justificative: sunt păstrate potrivit legislației contabile și fiscale. În cazurile reglementate de art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, perioada este de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care documentele au fost întocmite, dacă o altă prevedere legală nu impune un termen diferit;
• Datele privind retururile, reclamațiile și garanțiile: sunt păstrate cât este necesar pentru soluționarea cererii și, ulterior, 3 ani de la finalizarea acesteia, pentru demonstrarea modului de soluționare și apărarea drepturilor părților;
• Corespondența și solicitările de informații: sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru soluționarea solicitării și, ulterior, maximum 3 ani, corespunzător termenului general de prescripție. Corespondența fără relevanță contractuală este ștearsă mai devreme, atunci când nu mai are utilitate;
• Recenziile publicate: rămân publicate pe pagina de produs pe durata comercializării produsului respectiv sau până la momentul la care solicitați ștergerea ori retrageți consimțământul. Detalii la punctul 16.3;
• Lista de favorite: este păstrată cât timp contul este activ și se șterge odată cu acesta;
• Datele utilizate pentru comunicări comerciale: sunt prelucrate până la retragerea consimțământului, dezabonare sau exercitarea dreptului de opoziție, după caz. Informații limitate privind existența consimțământului, retragerea acestuia sau opoziția pot fi păstrate ulterior 3 ani, pentru demonstrarea respectării obligațiilor legale;
• Datele tehnice și jurnalele de securitate: sunt păstrate 12 luni. Dacă un jurnal este relevant pentru investigarea unui incident de securitate sau pentru apărarea unui drept, acesta poate fi păstrat pe perioada necesară soluționării situației, chiar dacă depășește termenul de mai sus;
• Datele colectate prin cookie-uri și tehnologii similare: sunt păstrate în funcție de tipul tehnologiei, setările serviciului și opțiunile utilizatorului. Duratele individuale sunt indicate în instrumentul de administrare a consimțământului și în Politica de cookies. Cu titlu orientativ: cookie-urile de măsurare a audienței până la 2 ani, cele de publicitate până la 30 de zile, iar înregistrările de sesiune din Microsoft Clarity până la 12 luni.

10.3. La expirarea perioadelor aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau, după caz, arhivate în condițiile prevăzute de lege.

11. Drepturile persoanelor vizate

11.1. În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

11.1.1. Dreptul de acces

Puteți solicita confirmarea faptului că prelucrăm sau nu date care vă privesc și, dacă da, puteți obține acces la date și la informațiile prevăzute de GDPR. În condițiile legii, puteți primi și o copie a datelor cu caracter personal care fac obiectul prelucrării.

11.1.2. Dreptul la rectificare

Puteți solicita corectarea datelor inexacte și completarea datelor incomplete care vă privesc.

11.1.3. Dreptul la ștergerea datelor

Puteți solicita ștergerea datelor în situațiile prevăzute de art. 17 GDPR, de exemplu atunci când datele nu mai sunt necesare pentru scopul în care au fost colectate, când retrageți consimțământul și nu există un alt temei pentru prelucrare sau când datele au fost prelucrate ilegal.

Dreptul la ștergere nu este absolut. Unele date pot fi păstrate în continuare dacă prelucrarea este necesară, de exemplu, pentru respectarea unei obligații legale sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în instanță.

11.1.4. Dreptul la restricționarea prelucrării

Puteți solicita restricționarea prelucrării în situațiile prevăzute de GDPR, inclusiv atunci când contestați exactitatea datelor, când prelucrarea este ilegală dar nu doriți ștergerea, când datele nu mai sunt necesare MAGNEO SMART dar vă sunt necesare pentru apărarea unui drept sau în perioada în care verificăm o opoziție formulată în condițiile legii.

11.1.5. Dreptul la portabilitatea datelor

În măsura în care sunt îndeplinite condițiile art. 20 GDPR, puteți primi datele pe care ni le-ați furnizat într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și puteți solicita transmiterea acestora către un alt operator, dacă acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.

11.1.6. Dreptul la opoziție

Atunci când prelucrarea se bazează pe interesul legitim, vă puteți opune, din motive legate de situația dumneavoastră particulară, prelucrării datelor. În această situație, nu vom mai prelucra datele pentru scopul respectiv decât dacă demonstrăm motive legitime și imperioase care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau dacă prelucrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în instanță.

În cazul marketingului direct, vă puteți opune în orice moment prelucrării datelor în acest scop, fără a fi necesar să prezentați un motiv. După exercitarea opoziției, datele nu vor mai fi utilizate pentru marketing direct.

11.1.7. Dreptul de retragere a consimțământului

Dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage în orice moment, la fel de ușor ca acordarea acestuia. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere. Pentru cookie-uri, retragerea se face prin butonul „Controlează-ți confidențialitatea” din subsolul site-ului; pentru newsletter, prin linkul de dezabonare din fiecare mesaj.

11.1.8. Drepturi privind deciziile automatizate

În situațiile prevăzute de art. 22 GDPR, aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv profilare, care produce efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează într-un mod similar într-o măsură semnificativă, sub rezerva excepțiilor prevăzute de lege.

11.1.9. Dreptul de a depune o plângere

Aveți dreptul să depuneți o plângere la o autoritate de supraveghere competentă. Detalii și date de contact la secțiunea 18.

12. Cum vă puteți exercita drepturile

12.1. Cererile privind datele cu caracter personal pot fi transmise la adresa de e-mail contact@magneo-smart.ro, prin formularul de contact sau în scris la sediul MAGNEO SMART indicat la punctul 2.

12.2. Pentru a evita divulgarea datelor către persoane neautorizate, putem solicita informații suplimentare strict necesare pentru verificarea identității solicitantului atunci când avem îndoieli rezonabile privind identitatea persoanei care formulează cererea.

12.3. Vom răspunde cererii fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în cel mult o lună de la primirea acesteia. În funcție de complexitatea și numărul cererilor, termenul poate fi prelungit cu cel mult două luni, caz în care vă vom informa despre prelungire și motivele acesteia în termen de o lună de la primirea cererii.

12.4. Exercitarea drepturilor este, în principiu, gratuită. În cazul cererilor vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului repetitiv, pot fi aplicate măsurile permise de GDPR, inclusiv perceperea unei taxe rezonabile bazate pe costurile administrative sau refuzul de a da curs cererii, în condițiile legii.

12.5. Unele drepturi pot fi exercitate direct din site, fără o cerere scrisă: modificarea datelor din contul de client, administrarea adreselor salvate, dezabonarea de la newsletter prin linkul din fiecare mesaj și modificarea preferințelor privind cookie-urile prin butonul „Controlează-ți confidențialitatea”.

13. Date privind minorii și categorii speciale de date

13.1. Magazinul online nu este conceput pentru copii, iar produsele comercializate nu sunt destinate acestora. Nu urmărim colectarea datelor minorilor pentru activități de marketing și nu adresăm comunicări comerciale persoanelor despre care știm că sunt minore.

13.2. Potrivit art. 2 alin. (2) din Legea nr. 190/2018, în România vârsta minimă pentru consimțământul propriu în cazul ofertei directe de servicii ale societății informaționale este de 16 ani. Sub această vârstă, prelucrarea bazată pe consimțământ este legală numai dacă și în măsura în care consimțământul este acordat sau autorizat de titularul răspunderii părintești.

13.3. Dacă aflăm că am prelucrat date ale unei persoane sub 16 ani pe baza consimțământului, fără autorizarea titularului răspunderii părintești, vom șterge datele respective fără întârziere nejustificată. Ne puteți semnala o astfel de situație la contact@magneo-smart.ro.

13.4. Nu solicităm în mod obișnuit date care fac parte din categoriile speciale prevăzute la art. 9 GDPR, precum date privind sănătatea, originea rasială sau etnică, convingerile religioase, date genetice sau biometrice utilizate pentru identificare unică. Vă rugăm să nu ne transmiteți astfel de informații dacă nu sunt necesare pentru soluționarea unei situații concrete.

13.5. Dacă primim accidental categorii speciale de date care nu sunt necesare pentru scopul solicitării, vom limita prelucrarea acestora și vom lua măsurile adecvate în funcție de circumstanțe și de obligațiile legale aplicabile.

14. Decizii automatizate și profilare

14.1. În activitatea proprie de vânzare, MAGNEO SMART nu ia, în mod obișnuit, decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată care să producă efecte juridice asupra unei persoane sau să o afecteze într-un mod similar într-o măsură semnificativă.

14.2. Instrumentele de analiză și publicitate pot utiliza, în funcție de consimțământul și setările utilizatorului, tehnologii automate pentru măsurarea audienței, segmentarea publicului, personalizarea publicității sau măsurarea conversiilor, inclusiv operațiunile descrise la punctele 9.6–9.8. Aceste activități constituie profilare în sens larg, dar sunt distincte de deciziile automatizate cu efectele prevăzute la art. 22 GDPR și pot fi oprite oricând prin retragerea consimțământului.

14.3. Furnizorii de servicii de plată sau alte servicii terțe pot utiliza propriile sisteme antifraudă sau de evaluare automată, în conformitate cu propriile politici și obligații legale. Atunci când o astfel de prelucrare este realizată de un operator independent, informațiile privind aceasta sunt furnizate de operatorul respectiv.

15. Securitatea datelor

15.1. MAGNEO SMART aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării sau divulgării nepermise, ținând cont de natura datelor, contextul și scopurile prelucrării, precum și de riscurile pentru drepturile și libertățile persoanelor.

15.2. Măsurile pot include, în funcție de sistem și de nivelul de risc, controlul accesului, gestionarea drepturilor utilizatorilor, protejarea conturilor și sistemelor, copii de siguranță, actualizări de securitate, jurnalizare, măsuri de securitate a comunicațiilor, transmiterea criptată a datelor prin protocol HTTPS, proceduri interne și limitarea accesului la personalul și furnizorii care au nevoie de date pentru îndeplinirea atribuțiilor lor.

15.3. Niciun sistem informatic nu poate garanta eliminarea absolută a tuturor riscurilor. Din acest motiv, măsurile de securitate sunt evaluate și adaptate în funcție de riscurile identificate și de evoluția tehnică.

16. Funcții ale site-ului, module și servicii ale terților

16.1. Site-ul poate conține trimiteri către pagini, platforme sau servicii administrate de terți. Accesarea acestora poate implica prelucrarea datelor de către operatorii respectivi, conform propriilor politici de confidențialitate.

16.2. Dacă interacționați cu MAGNEO SMART printr-un marketplace, o rețea socială, un serviciu de mesagerie sau o altă platformă externă, operatorul platformei respective poate prelucra datele dumneavoastră pentru propriile scopuri. Vă recomandăm să consultați informațiile privind protecția datelor furnizate de platforma utilizată.

16.3. Recenziile de produs

16.3.1. Site-ul permite publicarea de recenzii pe paginile de produs. Recenzia este voluntară și nu condiționează în niciun fel cumpărarea sau utilizarea magazinului.

16.3.2. Ce devine public: numele afișat pe care îl introduceți, nota acordată, titlul recenziei, comentariul și data publicării. Aceste informații sunt vizibile pentru orice vizitator al site-ului și pot fi indexate de motoarele de căutare. Adresa de e-mail, dacă este furnizată, nu se publică și este utilizată doar pentru verificarea recenziei.

16.3.3. Recomandare: întrucât numele afișat devine public, puteți folosi doar prenumele sau o formă prescurtată. Vă rugăm să nu includeți în textul recenziei date de contact, numere de comandă sau alte informații personale.

16.3.4. Temeiul juridic este consimțământul, exprimat prin transmiterea recenziei în vederea publicării.

16.3.5. Durata publicării: recenzia rămâne afișată pe durata comercializării produsului respectiv sau până la retragerea consimțământului.

16.3.6. Cum solicitați ștergerea: trimiteți o cerere la contact@magneo-smart.ro, indicând produsul și numele afișat sub care a fost publicată recenzia. Ștergerea se realizează fără întârziere nejustificată și fără nicio justificare din partea dumneavoastră.

16.3.7. Verificare: MAGNEO SMART nu utilizează mențiuni de tipul „achiziție verificată”. Recenziile sunt moderate înainte de publicare pentru limbaj nepotrivit și conținut care nu are legătură cu produsul, dar această moderare nu constituie o verificare a faptului că autorul a achiziționat produsul.

16.4. Autentificarea prin cont Facebook sau Google

16.4.1. Site-ul oferă posibilitatea creării unui cont și a autentificării prin intermediul unui cont Facebook sau Google. Utilizarea acestei funcții este opțională; puteți crea un cont folosind exclusiv adresa de e-mail și o parolă.

16.4.2. Dacă alegeți această metodă, furnizorul de autentificare ne transmite un identificator de utilizator, adresa de e-mail asociată contului și, după caz, numele și prenumele. Nu primim parola dumneavoastră și nu obținem acces la conținutul contului deținut la furnizorul respectiv.

16.4.3. Prin utilizarea funcției, furnizorul de autentificare află că v-ați conectat la magneo-smart.ro și poate prelucra această informație pentru propriile scopuri, în calitate de operator independent, conform politicii Meta, respectiv politicii Google.

16.4.4. Puteți revoca legătura dintre contul extern și contul de pe magneo-smart.ro din setările de aplicații ale furnizorului respectiv. Contul de client rămâne activ și poate fi utilizat mai departe cu e-mail și parolă.

16.5. Materiale video încorporate (YouTube)

16.5.1. Unele pagini de produs conțin materiale video demonstrative găzduite pe YouTube, serviciu furnizat de Google Ireland Limited. La redarea acestora, Google poate seta cookie-uri și prelucra date privind vizionarea, inclusiv adresa IP.

16.5.2. Materialele video sunt încărcate în modul extins de protecție a datelor („youtube-nocookie”), care limitează plasarea cookie-urilor până la momentul în care porniți efectiv redarea.

16.5.3. Dacă sunteți autentificat într-un cont Google în momentul redării, Google poate asocia vizionarea cu contul dumneavoastră. Puteți evita acest lucru deconectându-vă din contul Google înainte de a porni materialul video.

16.6. Lista de favorite

16.6.1. Funcția „Listă de favorite” salvează produsele pe care le marcați, pentru a le regăsi ulterior. Lista este asociată contului dumneavoastră de client, este vizibilă doar pentru dumneavoastră și se șterge odată cu contul. Puteți elimina oricând produse din listă, direct din site.

16.7. Asistentul AI Magneo Smart

Operatorul acestei prelucrări este MAGNEO SMART S.R.L. Identitatea completă și canalele de contact sunt prevăzute la punctul 2 al prezentei politici.

Cum funcționează și de unde provin datele

Asistentul AI este un canal automat de informare și suport. Datele provin direct de la dumneavoastră, din mesajele pe care le scrieți, și din elementele tehnice generate când folosiți serviciul. Catalogul de produse și paginile publice ale magazinului sunt folosite ca surse pentru răspunsuri.

Interacționați cu un sistem AI, nu cu o persoană. Soluția tehnică este furnizată de Merior AI, care are calitatea de furnizor al sistemului de inteligență artificială în sensul Regulamentului (UE) 2024/1689, în timp ce MAGNEO SMART S.R.L. are calitatea de implementator, adică folosește sistemul în activitatea sa. Pentru generarea răspunsurilor sunt utilizate modele AI disponibile prin API-ul OpenAI.

Din punct de vedere tehnic, prelucrarea are patru etape distincte: transformarea textului în reprezentări numerice, căutarea în bazele de date ale asistentului, generarea răspunsului prin API și păstrarea temporară a conversației.

Asistentul folosește două baze de date de căutare, cu conținut diferit:

• indexul magazinului, care conține numai conținut public, respectiv descrieri de produse, pagini de informare și documentație. Acest index nu conține conversații și nu conține date cu caracter personal ale utilizatorilor;
• memoria conversației, care conține reprezentări numerice ale mesajelor dumneavoastră, pentru ca asistentul să poată relua un subiect discutat anterior. Această memorie este legată de conversația dumneavoastră, este folosită numai pentru a răspunde în cadrul acesteia și se șterge în termenul indicat mai jos.

Conversația în sine se păstrează în baza de date a aplicației asistentului.

Solicitările de comandă, tichetele și datele comenzilor nu sunt vectorizate și nu ajung în niciuna dintre aceste baze de date; ele se păstrează separat, potrivit secțiunilor de mai jos.

Asistentul nu adoptă decizii exclusiv automate care produc efecte juridice sau vă afectează într-un mod similar, într-o măsură semnificativă. Retururile, garanțiile, reclamațiile, rambursările și cererile privind datele personale sunt analizate de persoane autorizate.

Ce date putem prelucra

• conținutul mesajelor, întrebările, răspunsurile generate și feedbackul oferit;
• datele de contact sau de identificare pe care alegeți să le introduceți din proprie inițiativă, precum numele ori adresa de e-mail;
• un identificator de sesiune, adresa IP, marcaje temporale și date limitate despre browser, dispozitiv, limbă și erori tehnice;
• reprezentări numerice ale mesajelor dumneavoastră, folosite de memoria conversației descrisă mai sus;
• conținutul solicitării, datele de contact pe care le furnizați pentru a fi contactat și numărul de referință, atunci când cereți transmiterea unei solicitări către echipa Magneo Smart.

Nu vă solicităm prin chat parole, coduri de autentificare, datele complete ale cardului, CNP, copii ale actelor de identitate, date medicale, date privind condamnările penale și infracțiunile ori date despre alte persoane. Vă rugăm să nu le introduceți. Dacă le-ați furnizat din greșeală, contactați-ne imediat folosind datele prevăzute la punctul 2.

Scopuri și temeiuri juridice

Furnizarea datelor în chat este voluntară, iar asistentul poate fi evitat prin folosirea canalelor obișnuite de contact. Unele informații pot fi necesare pentru a răspunde unei cereri concrete; dacă nu le furnizați, este posibil să nu putem soluționa cererea prin chat. Nu condiționăm utilizarea obișnuită a asistentului de un consimțământ GDPR generic.

Conversațiile nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor

Conversațiile purtate cu asistentul nu sunt utilizate pentru antrenarea, reantrenarea sau ajustarea modelelor de inteligență artificială, nici de Magneo Smart, nici de furnizorul tehnic al soluției, nici de furnizorul modelelor.

Este o operațiune distinctă de verificarea calității descrisă mai sus. Aceasta din urmă înseamnă că o persoană autorizată poate citi o conversație pentru a stabili dacă răspunsul a fost corect și conform, pentru a remedia o eroare tehnică sau pentru a corecta o informație greșită din sursele asistentului. Rezultatul acestei verificări este o modificare a instrucțiunilor ori a conținutului magazinului, nu o modificare a modelului AI. Accesul este limitat la persoane desemnate, este jurnalizat și se exercită numai în legătură cu serviciul furnizat magazinului.

Nu vindem conversațiile și nu le folosim pentru marketing direct fără un temei juridic separat și o informare corespunzătoare.

Cine poate primi datele

Datele pot fi accesate, în limita necesară, de personalul autorizat Magneo Smart. Destinatarii sunt:

• Merior AI, în calitate de persoană împuternicită, care operează aplicația asistentului, indexul de căutare, baza de date a sesiunilor și infrastructura aferentă;
• entitățile OpenAI relevante pentru generarea răspunsurilor prin API;
• furnizori de găzduire, securitate ori suport tehnic ai infrastructurii de mai sus.

Furnizorii care acționează ca persoane împuternicite prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor documentate, cu obligații de confidențialitate, securitate și ștergere. Orice destinatar care stabilește scopuri proprii este identificat separat, împreună cu rolul și temeiul său.

Transferuri în afara Spațiului Economic European

În funcție de furnizorii și subprocesatorii implicați, de infrastructură, de fluxurile de date și de operațiunile de suport, unele date pot fi prelucrate și în afara Spațiului Economic European. Când are loc un astfel de transfer, utilizăm mecanisme recunoscute de GDPR, după caz: o decizie de adecvare, clauze contractuale standard adoptate de Comisia Europeană și măsuri suplimentare adecvate. Informații despre mecanismul aplicabil și o copie a garanțiilor relevante pot fi solicitate prin canalele de contact de la punctul 2, cu protejarea informațiilor confidențiale.

Cât timp păstrăm datele

Dacă o perioadă mai lungă este impusă de lege ori necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept, datele relevante sunt izolate și utilizate numai în acel scop.

Asistentul nu are acces la datele comenzilor

Asistentul AI nu are acces la datele comenzilor, la facturi, la documentele de transport sau la informațiile de plată. Nu poate confirma existența unei comenzi, nu poate afișa statusul acesteia și nu poate efectua modificări. Pentru orice solicitare privind o comandă existentă, folosiți contul dumneavoastră din magazin sau canalele de contact de la punctul 2.

Asistentul vă poate ajuta să pregătiți o listă de produse și să transmiteți o solicitare de comandă către echipa Magneo Smart. Solicitarea, împreună cu produsele, cantitățile și datele de contact pe care le furnizați, este înregistrată în sistemul asistentului și transmisă unui coleg, care o verifică și vă contactează. O solicitare nu este o comandă, nu rezervă produsele și nu creează o obligație de plată. Contractul se încheie numai după confirmarea comenzii în condițiile prevăzute de Termenii și condițiile magazinului.

Dacă accesul la datele comenzilor deja plasate în magazin va fi activat în viitor, prezenta politică va fi actualizată în prealabil, iar accesul va fi condiționat de autentificarea în cont ori de o verificare echivalentă a identității, verificată de sistem independent de răspunsul generat de modelul AI.

Cookie-uri și tehnologii similare

Pentru menținerea sesiunii curente, asistentul poate utiliza un identificator tehnic temporar și mecanisme de stocare strict necesare funcției solicitate. Aceste mecanisme nu sunt reutilizate pentru publicitate sau urmărire. Continuitatea ori istoricul între sesiuni sunt activate numai dacă solicitați în mod expres această funcție și sunt îndeplinite condițiile legale aplicabile. Tehnologiile opționale de analiză sunt activate numai potrivit alegerilor exprimate în panoul „Setări cookie”. Detaliile actualizate privind denumirea, furnizorul, scopul și durata fiecărei tehnologii sunt disponibile în Politica privind modulele cookie.

Ștergerea conversației și dreptul de opoziție

Puteți șterge conversația curentă direct din fereastra de chat, folosind opțiunea „Șterge conversația” din meniul asistentului. Ștergerea se aplică pe server și acoperă atât conversația din baza de date a aplicației, cât și memoria acesteia din baza de date vectorială, astfel încât asistentul să nu mai poată relua subiectele discutate. Nu sunt afectate jurnalele de securitate, un tichet deja transmis echipei Magneo Smart și copiile de siguranță, care se elimină în cel mult 30 de zile. Conversația se șterge oricum automat în termenele indicate mai sus.

Pentru că sesiunea este pseudonimă și nu este legată de identitatea dumneavoastră, o conversație încheiată într-o sesiune la care nu mai aveți acces nu poate fi identificată de noi fără informații suplimentare, în condițiile art. 11 GDPR.

Aveți dreptul de a vă opune în orice moment, din motive legate de situația particulară în care vă aflați, prelucrărilor întemeiate pe interesul legitim, inclusiv analizei conversațiilor pentru verificarea calității. Cererea se transmite prin canalele prevăzute la punctul 2.

Drepturile dumneavoastră

Beneficiați de drepturile descrise la punctul 11 și le puteți exercita prin metodele și în termenele prevăzute la punctul 12 al prezentei politici. Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere și datele acesteia de contact sunt prevăzute la punctul 18.

Ultima actualizare a acestei secțiuni: 9 septembrie 2026.

17. Modificarea prezentei politici

17.1. Prezenta politică poate fi actualizată atunci când se modifică legislația, funcționalitățile site-ului, furnizorii utilizați sau activitățile de prelucrare.

17.2. Versiunea actuală va fi publicată pe site, împreună cu data ultimei actualizări indicată la începutul documentului. Dacă modificările sunt semnificative și natura prelucrării impune acest lucru, vom utiliza măsuri rezonabile pentru informarea persoanelor vizate.

18. Dreptul de a depune o plângere

18.1. Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră încalcă legislația privind protecția datelor, aveți dreptul să vă adresați direct autorității de supraveghere competente. Nu sunteți obligat să contactați MAGNEO SMART înainte de a depune o plângere.

18.2. În România, autoritatea competentă este:

AUTORITATEA NAȚIONALĂ DE SUPRAVEGHERE A PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL (ANSPDCP)

• Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România
• Telefon: +40 318 059 211 / +40 318 059 212
• E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
• Site: www.dataprotection.ro

18.3. Fără a limita dreptul de a vă adresa autorității de supraveghere sau instanțelor competente, ne puteți contacta la contact@magneo-smart.ro pentru orice întrebare sau problemă privind modul în care MAGNEO SMART prelucrează datele cu caracter personal.